Privacybeleid

AVG Privacybeleid persoonsgegevens GDO Den Haag
De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vraagt van organisaties
om een privacybeleid. De vereniging Groepswonen Door Ouderen Den Haag (GDO) is een
vereniging met meer dan 500 leden. In dit privacybeleid wordt aangegeven hoe het GDO
omgaat met de gegevens van personen.
1. Persoonsgegevens worden in bestanden bewaard vanwege de ledenadministratie, vanwege de nieuwsbrief (o.a. aankondiging open dag, dagreisje en andere evenementen), vanwege de debiteurenadministratie, vanwege het verzenden van informatie die het lidmaatschap betreft zoals voor de ALV of wijzigingen van de vereniging die bekend gemaakt moeten worden aan de leden en een verzoek om de betaling van de contributie. In de registratie worden leden, kandidaat-leden, bestuursleden en vrijwilligers opgenomen.

2. De persoonsgegevens die betrekking hebben op de financiële administratie worden 7 jaar bewaard. De overige gegevens worden verwijderd in het jaar na het

opzeggen van het lidmaatschap, tenzij er ernstige redenen zijn om dat eerder te
doen (ter beoordeling van het bestuur), zie ook artikel 10.
3. Foto’s van bijeenkomsten die op de website worden geplaatst worden onmiddellijk
verwijderd indien een persoon die op die foto staat aangeeft daartegen bezwaar
te hebben. Voor de plaatsing wordt expliciet aan de aanwezige personen gevraagd
of men bezwaar heeft tegen het maken van foto’s die gebruikt kunnen worden
voor de nieuwsbrief of de website.

4. Nieuwe leden, kandidaat-leden, vrijwilligers en bestuursleden worden expliciet gevraagd akkoord te gaan met het privacybeleid van het GDO

5. Leden, kandidaat-leden, vrijwilligers en bestuursleden kunnen altijd aangeven hun

persoonsgegevens niet meer beschikbaar te stellen voor de nieuwsbrief. Het verwijderen uit de ledenadministratie kan alleen na een schriftelijk verzoek daartoe

waarin men het lidmaatschap opzegt.
6. Binnen de organisatie zijn de bestuursleden verantwoordelijk voor de bescherming
van persoonsgegevens.
7. In de administratie zijn de volgende persoonsgegevens opgenomen :
a. Lidnummer
b. Het aanmeldingsformulier
c. Datum van inschrijving als lid en/of kandidaat-lid, vrijwilliger of bestuurslid
d. Verzoek tot opzegging lidmaatschap, vrijwilliger, bestuurslid per datum
e. Naam en voornaam
f. Adres, postcode, Woonplaats
g. Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
h. Alleenstaand of samenwonend
i. e-mailadres
j. Lid van welke woongroep
k. Lid van het bestuur

l. Geboortedatum lid van het bestuur
m. Kopie ID van lid van het bestuur
n. Vrijwilliger
o. Jaarlijks te betalen contributie
p. Bankrekeningnummer
q. Betaling van de contributie
r. Achterstand in de contributie
s. Overige betalingen zoals inschrijfgeld of dagreis
t. Betalingen van vergoedingen aan bestuursleden of vrijwilligers
u. Een verklaring dat men 50 jaar is of ouder
v. Inschrijving bij een of meer woongroepen als kandidaat-lid
w. Lidmaatschap van een commissie van het GDO

x. In sommige gevallen ter beoordeling van het bestuur kan voor bestuursleden een VOG worden gevraagd en geregistreerd

8. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens bewaard (godsdienst of levensover-
tuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van

een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens en per-
soonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opge-
legd verbod naar aanleiding van dat gedrag, genetische en biometrische kenmer-
ken. Onder deze laatste vallen vingerafdrukken, stem, handschrift, geometrie van

de handomtrek en scans van netvlies, iris en gelaat)?

9. De leden worden via de nieuwsbrief en door de plaatsing op de website geïnfor-
meerd over het privacybeleid.

10. Leden en kandidaat-leden kunnen hun eigen persoonsgegevens inzien of vragen
om een kopie via een schriftelijk verzoek aan het bestuur. Op dat verzoek wordt

in principe binnen 2 weken gereageerd met een afspraak tot inzage of beschikbaarstelling van een kopie. Leden en kandidaatleden hebben het recht om hun gegevens te doen corrigeren of verwijderen. De correctie of verwijdering zal worden uitgevoerd binnen 14 dagen na het schriftelijk verzoek daartoe van betrokkene.

11. De persoonsgegevens worden bewaard in standalone computers, zowel bij bestuursleden thuis als in het kantooradres van het GDO (het GDO houdt kantoor Wijkcentrum “Het Klokhuis”.
12. Er wordt geregeld een back-up van de gegevensbestanden gemaakt en bewaard
in dezelfde locatie.

13. De organisaties zorgt voor voldoende bescherming op de gebruikte computers tegen het onbevoegd inzien van de gegevens.

14. In de organisatie hebben met name de penningmeester, de secretaris en het bestuurslid gegevensbewerking toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens. De kascontrolecommissie heeft
toegang tot de financiële gegevens van de leden en kandidaat-leden

15. Er is geen aparte functionaris voor de gegevensbescherming in de organisatie

16. Aan derden worden de persoonsgegevens niet beschikbaar gesteld.

17. De vereniging GDO Den Haag stelt zich tot taak de gegevens van de leden/ donateurs juist, up-to-date en nauwkeurig bij te houden en te beschermen tegen inbreuken en misbruik. Datalekken, die schade veroorzaken voor een lid/ donateur worden onmiddellijk aan de Autoriteit Persoonsgegevens, Bezuidenhoutseweg 30 te 2594 AV Den Haag gemeld.
19.

Heeft u vragen over het Privacybeleid dan kunt u altijd in contact treden met het bestuur via het kantoor van het GDO op 070-3503511 op woensdag tussen 11.00 en 12.00 uur of per e-mail op info@gdo-denhaag.nl

Vastgesteld en aangepast
Den Haag
10 oktober 2018

Bestuur GDO